Šī ir klātienes pozīcija dinamiskā biroja vidē, kas prasa biežu saziņu ar darbiniekiem, apmeklētājiem un ārējiem partneriem. Amats ietver vairāku pienākumu vienlaicīgu pārvaldību, spēju pielāgoties mainīgām prioritātēm un uzturēt augstus profesionalitātes un klientu apkalpošanas standartus, vienlaikus nodrošinot viesmīlīgu vidi. Nepieciešamas labas komunikācijas un klientu apkalpošanas prasmes.
Galvenie pienākumi:
- Profesionāli un draudzīgi sagaidīt un palīdzēt klientiem, apmeklētājiem un darbiniekiem;
- Uzturēt tīru, kārtīgu un labi organizētu recepcijas zonu visos laikos;
- Palīdzēt sapulču, konferenču un konferences zvanu plānošanā un sagatavošanā;
- Pārvaldīt ienākošo un izejošo pastu, piegādes un vispārējos administratīvos uzdevumus atbilstoši uzņēmuma politikai;
- Pārvaldīt piekļuves kontroles sistēmas, taksometru pakalpojumus un apmeklētāju reģistrācijas procesus saskaņā ar iekšējām procedūrām;
- Uzraudzīt mūzikas atskaņošanu recepcijas zonā, nodrošinot atbilstošu vidi;
- Piedalīties jauno darbinieku apmācības procesos departamentā;
- Koordinēt un uzturēt administratīvos ierakstus, piemēram, darbinieku autostāvvietas, viesu un apakšuzņēmēju stāvvietas u.c.;
- Nodrošināt atbilstību visām uzņēmuma politikām, procedūrām un vadlīnijām;
- Apstrādāt klientu sūdzības un operatīvi un profesionāli risināt problēmas.
This is a front-facing role in a fast-paced office environment, requiring frequent interaction with employees, visitors, and external partners. The position involves managing multiple responsibilities simultaneously, adapting to changing priorities, and maintaining high professional and service standards while creating a welcoming environment. Strong communication and customer service skills are essential.
Key Responsibilities:
- Greet and assist clients, visitors, and staff in a professional and friendly manner Maintain a clean, tidy, and well-organized reception area at all times;
- Assist in the planning and preparation of meetings, conferences, and conference calls;
- Handle incoming and outgoing mail, deliveries, and general administrative tasks in line with company policies;
- Manage access control systems, taxi services, and visitor registration processes in compliance with internal procedures;
- Oversee music scheduling in the reception area to ensure an appropriate environment;
- Take a part in training processes of the new employees in department;
- Co-ordinate and maintain administrative records such as staff parking, parking for guests and subcontractors etc.
- Ensure compliance with all company policies, procedures, and guidelines;
- Handle customer complaints and resolve issues promptly and professionally.