The Office Coordinator ensures smooth daily operations by managing office services, reception duties, and administrative tasks. This role involves maintaining a tidy and functional workspace, coordinating supplies and services, and supporting staff and visitors for an efficient work environment.
- Provide office support services to ensure efficiency and effectiveness;
- Greet, assist, and/or direct the public;
- Deal with incoming/outgoing correspondence, sign for deliveries, and send mails and cargos;
- Manage Biometric system, taxi service, and visitors’ sign-up system;
- Maintain office condition and arrange technical repairs;
- Co-ordinate and maintain administrative records such as staff and guest parking;
- Monitor office supplies inventory and take care of groceries and water supplies;
- Ensure compliance with all company policies and guidelines;
- Take care of office maintenance, furniture inventory, and repairs;
- Assist in planning and preparation of meetings and conferences.
Biroja koordinators nodrošina vienmērīgu ikdienas darbību, pārvaldot biroja pakalpojumus, uzņemšanas pienākumus un administratīvos uzdevumus. Šī loma ietver kārtīgas un funkcionālas darba vides uzturēšanu, resursu un pakalpojumu koordinēšanu, kā arī darbinieku un apmeklētāju atbalstu efektīvas darba vides nodrošināšanai.
- Nodrošināt biroja atbalsta pakalpojumus, lai garantētu efektivitāti un produktivitāti;
- Sagaidīt, palīdzēt un/vai novirzīt apmeklētājus;
- Apstrādāt ienākošo/izejošo korespondenci, parakstīt piegādes un nosūtīt vēstules un kravas;
- Pārvaldīt biometrisko sistēmu, taksometru pakalpojumus un apmeklētāju reģistrācijas sistēmu;
- Uzturēt biroja stāvokli un organizēt nepieciešamos tehniskos remontdarbus;
- Koordinēt un uzturēt administratīvos ierakstus, piemēram, darbinieku un viesu autostāvvietas;
- Uzraudzīt biroja piederumu krājumus un rūpēties par pārtikas un ūdens piegādēm;
- Nodrošināt atbilstību visām uzņēmuma politikām un vadlīnijām;
- Rūpēties par biroja uzturēšanu, mēbeļu inventāru un remontiem;
- Palīdzēt sapulču un konferenču plānošanā un sagatavošanā.