We are looking for a proactive and organised individual to ensure smooth daily operations and provide exceptional support within our office environment.
Key Responsibilities:
- Welcome and assist visitors, manage access and sign-in systems.
- Keep reception and office areas tidy; schedule music in reception.
- Coordinate meetings, calls, and maintain office supplies in meeting rooms.
- Handle incoming/outgoing mail, deliveries, and correspondence.
- Manage taxi service, visitor registration, and gym-related matters.
- Support office maintenance, repairs, and canteen/kitchen organization.
- Monitor and order office supplies, groceries, and water; prepare expense reports.
- Assist with real estate queries and office construction/furniture tasks.
- Maintain administrative records (e.g., parking) and pre-approve office orders.
- Train new team members and provide coverage during absences.
- Ensure compliance with company policies and resolve customer issues.
Mēs meklējam proaktīvu un uz servisu orientētu biroja administratoru, kas nodrošinās biroja ikdienas darbību efektivitāti un radīs viesmīlīgu vidi darbiniekiem, viesiem un sadarbības partneriem.
Galvenie pienākumi:
- Sagaidīt un palīdzēt apmeklētājiem, pārvaldīt piekļuves un reģistrācijas sistēmas.
- Uzturēt kārtību reģistratūrā un biroja telpās; plānot mūziku reģistratūrā.
- Koordinēt sapulces, zvanus un nodrošināt kancelejas preces sanāksmju telpās.
- Apstrādāt ienākošo/izejošo pastu, sūtījumus un korespondenci.
- Pārvaldīt taksometru pakalpojumus, apmeklētāju reģistrāciju un sporta zāles jautājumus.
- Nodrošināt biroja uzturēšanu, remontdarbus un ēdnīcas/virtuves organizāciju.
- Uzraudzīt un pasūtīt kancelejas preces, pārtiku un ūdeni; sagatavot izdevumu atskaites.
- Palīdzēt ar nekustamā īpašuma jautājumiem un biroja būvniecības/mēbeļu uzdevumiem.
- Uzturēt administratīvos ierakstus (piem., autostāvvietas) un saskaņot biroja pasūtījumus.
- Apmācīt jaunus komandas locekļus un aizvietot kolēģus prombūtnes laikā.
- Nodrošināt atbilstību uzņēmuma politikām un risināt klientu problēmas.